Aprendamos Microsoft Excel: básicos necesarios (tipos de valores en las celdas)

Este es el primer post sobre cómo aprender a usar Microsoft Excel (especialmente, pero no exclusivamente para periodismo) partiendo de una premisa básica: nunca lo has abierto de forma voluntaria. Es decir, cada vez que veías la cruz verde en tu pantalla, tratabas de detener el proceso presionando Escape porque tú lo que querías era abrir Word. Puede ser que sepas hacer cosas básicas, que seas muy bueno usándolo para contabilidad o que quieras aprender mucho más. Este es el objetivo de estas publicaciones.

Celdas

Excel es un programa que permite procesar datos tabulares, bases de datos o tablas, que contengan diversos tipos de datos, especialmente numéricos y de texto. Un archivo de Excel (.xls) es una Hoja de Cálculo (Spreadsheet en inglés) que está compuesta por filas, columnas y celdas.

Cada celda es identificada con unas coordenadas, indicando a qué columna y celda corresponde. Piensa en un crucigrama, en que sabes dónde empezar a escribir una palabra porque te indican si es horizontal o vertical más el número de la casilla.

De forma similar, cada celda tendrá una coordenada que la identifica de forma única. A1 para la celda inicial, es decir, columna A y fila 1. Así la que está a la derecha, será B1 y la que está abajo será A2. Esto será especialmente útil para las fórmulas.

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¿Qué tipo de dato puede estar dentro de una celda? Hay esencialmente cuatro tipo de variables para cada celda e idealmente habrá sólo un tipo de variable por cada una.

a) Cadena de caracteres, de texto o string. Son valores conformados por letras, signos y/o números con los que no podríamos hacer operaciones aritméticas. Es decir, una celda con valores como Jeanfreddy Gutiérrez, Venezuela, EE.UU., XDO-234 o 0414-385.456.123, es decir, números de placas, celulares, cédulas, etc, cuyo valor está determinado por las letras o caracteres.

b) Aritméticos: valores que se pueden sumar, restar, multiplicar o dividir, por ejemplo: edades, pesos, alturas, cantidad de viviendas, número de votos, nacimientos. Con estas se pueden hacer operaciones como preguntar el mínimo o máximo de un conjunto, sacar el promedio o aplicarle raíz cuadrada.

    - Acá se incluye la notación científica, si el número es muy grande

    - Moneda: puede agregarse el símbolo de distintos tipos de monedas nacionales: dólar, peso, euro, etc. y Excel seguirá entendiendo que es una cifra que se puede operar aritméticamente.

c) Fecha y/u hora. Dependiendo del formato puede tener una o ambas juntas. Hay fórmulas para obtener el día y la hora actual.

d) Lógicos o booleanos: son valores de Verdadero o Falso. Estos pueden expresarse de esta forma (V/F) o pueden ser valores que sean evaluados en una fórmula lógica para dar un resultado si se cumple (V) y el contrario si no (F). Booleano justamente implica una variable que sólo puede adquirir dos valores: M/F, día/noche, sí/no, 1/0 o cualquiera que le asignemos.

Las celdas también puede contener fórmulas, que en Excel empiezan por el signo = o + y que permite realizar distintos tipos de operaciones, aritméticas, financieras y lógicas, pero también de búsqueda, referencia y textuales, como veremos en próximos posteos.

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