Aprendamos MS Excel: funciones, parámetros y operaciones con cadenas de texto

En la publicación anterior repasamos los tipos de valores que puede contener una celda de Excel. A saber: cadena de texto (string), aritmético (número), booleano (lógico) y fecha/hora. Y hay una quinta posibilidad, las funciones para hacer operaciones en Excel.

Lo primero que debemos saber sobre las funciones en Excel es que están diseñadas pensadas en lenguaje natural. Es decir, que las palabras que las definen tratan de explicarse en sí misma como lo haríamos en nuestro propio idioma, en este caso en español. Por tanto, para sumar distintos valores usaremos la función =SUMA().

¿Y cuáles son las partes que componen una función?

= Este signo de igual (que también puede sustituirse por +) le dice a Excel que vamos a introducir una función. Así que en el cuadro donde está la coordenada, digamos C5, cambia por una lista de funciones más comunes. También podemos ver todas las funciones disponibles al hacer clic en el botón fx que se encuentra en la barra de la derecha.

- El nombre de la función, bien sea, por ejemplo SUMA, SI o SENO. Al terminar de escribir la función, aparecerá un cuadro que explicará qué hace la función

- Los paréntesis () Después de escribir la función y abrir el paréntesis ( aparecerá un cuadro que dirá cuáles son los parámetros obligatorios y opcionales. Los segundos estarán entre corchetes [parámetro] para mostrar que tienen un valor por defecto y no siempre debemos agregarlo.

En este caso, el promedio puede hacerse de un sólo número, sería el mismo valor, pero implica que es el usuario el que decide cuántos números promediar, porque tras cada número ingresado como parámetro, separado por ; como señala el cuadro, el siguiente será opcional. Pero vayamos a funciones con cadenas de texto, donde también veremos mejor cómo funcionan los parámetros.

Supongamos que tenemos esta lista de nombres y apellidos, pero queremos tener separados los nombres de los apellidos, que se encuentran juntos como valor válido en una misma celda. Es decir, queremos nombres en las celdas de la columna A y apellidos en la columna B.

Pensemos. ¿Qué separa los nombres de los apellidos? El espacio en blanco, que Excel entiende como un valor, el que agregas al usar la barra espaciadora, digamos. Para Excel no es un valor vacío, al contrario, Excel entenderá que "Mérida", "Merida", "Merida " y "Mérida " son cuatro valores distintos, porque la é es distinta que la e mientras que el espacio en blanco es un carácter de texto ocupado por el espacio. Tomemos esto en cuenta para futuras lecciones.

Entonces, para separar nombres y apellidos, debemos usar el espacio en blanco.

Con la función =IZQUIERDA podemos hacer esta operación. Esta devuelve un cierto número de caracteres de texto del principio de una cadena de texto.

Al abrir paréntesis, vemos sus parámetros: texto (la cadena de caracteres) y el número de caracteres, que es opcional y su valor por defecto es 1. Es decir, si sólo le decimos qué texto usar, devolverá la primera letra (porque lo hace de izquierda a derecha).

Así le puedo indicar que de la celda A, donde está el valor Jeanfreddy Gutiérrez extraiga las primeras 10 letras, que es la extensión del nombre (el valor 11 es el espacio en blanco) y así obtengo el nombre separado.

¡Perfecto! Está separado. Sólo debo cambiar donde dice Apellido por nombre y arrastrar con el ratón la misma fórmula en todos los demás, pero... espera, ¿todos los nombres tienen 10 letras? Excel sólo hará lo que le pedí: darme 10 letras de izquierda a derecha.

Debo encontrar una fórmula que se adapte a cualquier nombre, largo, corto o mediano. Para eso vamos a usar la función =ENCONTRAR para, justamente, saber dónde está la cadena de texto " "(espacio en blanco) en cada caso. Y lo que nos pide es el texto que buscamos, en este caso " ", dónde (columna A) y de forma opcional dónde iniciar (será en la primera letra si no ponemos ningún parámetro allí, pero ¿y qué pasa con los nombres como Juan Carlos. Lo dejo de tarea).

Así queda cuando le decimos que busque en cada celda de la columna A, empezando por A2, claro.

Y así cuando bajamos a los demás nombres, cuando la función (o fórmula) entonces busca " " en cada caso.

Ahora podemos generalizar la función que tenemos en la columna B de la siguiente manera, diciéndole a encontrar que no será 10 o lo que sea, sino lo que encuentre la función en la columna C, que cuenta hasta el espacio en blanco (nótese que es un valor superior al nombre, es decir, en vez de 10 letras de Jeanfreddy cuenta 11, con el espacio en blanco y 4 con Axl por lo mismo).

Y así la función sí puede arrojarnos el nombre (más espacio en blanco, por lo que si queremos que sea "Jeanfreddy" y no "Jeanfreddy " debería ser C2-1).

¿Y el apellido? Lo veremos en la próxima publicación.

Puedes ver la lección anterior, acá: Aprendamos Microsoft Excel: básicos necesarios (tipos de valores en las celdas)